Om de verschillende manieren van afhandelen te stroomlijnen hebben we hieronder verschillende opties uitgewerkt. 

Via het dashboard stel je een manier van afhandelen in. Je kunt er vast door heen klikken, maar sla het pas op wanneer je zeker weet in welke vorm (een van de opties hieronder) je dit wil doen. Als het formulier is opgeslagen en het proces eenmaal gestart is kun je dit niet meer wijzigen. 

Stap 1

Vanaf vandaag (25-03-2020) 16:00 kun je in het dashboard onder beheren → evenementen per evenement aangeven op welke manier je refunds wil afhandelen. Dit kan ook bij evenementen die al ‘geweest’ zijn, dus met een datum in het verleden. Doe dit niet voor evenementen die in overleg met Eventix al met de hand zijn gerefund. Dat proces loopt dan al.

Optie 1: Refund event - Geen mogelijkheid tot donatie.

Bij de eerste optie is er geen mogelijkheid tot donatie, er wordt direct een totaal opgemaakt van het terug te betalen bedrag. De ticketgelden worden dan in hun geheel teruggeboekt naar de bezoekers.

Instellingen:

Tijdlijn:

Optie 2: Refund event - Mogelijkheid tot donatie.

De tweede optie is om je evenement te annuleren en je ticketkopers een refund aan te bieden met de mogelijkheid tot donatie.

Binnen dit scherm kun je ook aangeven of je de bezoekers van jouw evenement een automatische mail vanuit Eventix wilt laten ontvangen. In deze e-mail staat uitgelegd dat het evenement is geannuleerd en dat ze via de bijgevoegde link een donatie kunnen doen. Deze mail bevat dan een link naar hun order status pagina (dezelfde link als in de ticketmail), waar de bezoeker kan kiezen om het volledige bedrag te doneren of een deel daarvan.

Je geeft een uiterste datum en tijd op tot wanneer bezoekers aan kunnen geven dat ze een deel van hun orderbedrag willen doneren. Donaties kunnen worden geaccepteerd tot de door organisator opgegeven datum en tijd. 

Vult een ticketkoper niks in, wordt de order van de ticketkoper automatisch gezien als volledige refund. Na het verlopen van deze datum wordt er een balans opgemaakt van het totale, terug te betalen bedrag.

Instellingen:

Tijdlijn (bij versturen email door eventix):

Optie 3: Verplaats event - Mogelijkheid tot aanvragen refund.

De derde optie is het verplaatsen van je evenement. Bij het verplaatsen kunnen bezoekers, die niet op de nieuwe datum willen of kunnen, een terugbetaling aanvragen.

Binnen dit scherm kun je ook aangeven of je de bezoekers van jouw evenement een automatische mail vanuit Eventix wilt laten ontvangen. In deze e-mail staat uitgelegd dat het evenement is verplaatst en dat ze via de bijgevoegde link (dezelfde link als in de originele ticketmail) een refund kunnen aanvragen. Mocht je de bezoeker liever geen mail vanuit Eventix versturen lees dan verder bij optie 4 hieronder. 

Let op: Dit betekent niet dat de communicatie met de bezoekers door ons wordt overgenomen. Het versturen van deze mail is puur en alleen om deze processen te bevorderen. Je kunt er ook voor kiezen om de mail vanuit Eventix aan de bezoeker uit te zetten. 

Voordat je aan de slag gaat met de settings, pas je eerst van het bestaande event de datum aan naar de nieuwe datum waarop het event plaats zal vinden. Ook de evenementen die in het verleden liggen, kun je gewoon aanpassen.

Nadat je via het dashboard hebt ingesteld dat het evenement verplaatst is, kun je de overige event settings aan gaan passen. Omdat de 'oude settings' worden overgenomen in de mail naar ticketkopers en we sommige mails moeten nasturen, wacht je hier bij voorkeur minimaal 4 dagen mee tot je aan de overige aanpassingen begint. Je kunt nu eventueel de naam, locatie, tijden, ticketachtergronden etc. van je event zonder problemen aanpassen.  Zodra je dit gedaan hebt is het belangrijk dat je ons een seintje geeft zodat wij de tickets opnieuw kunnen genereren met daarop de nieuwe info. Zo kan iedereen de de nieuwe tickets downloaden.

Let op: Wanneer je ticket achtergronden hebt gebruikt met een datum erop dan is het belangrijk om deze zelf aan te passen en opnieuw te uploaden voordat wij de tickets opnieuw genereren.

Tip: Je zult opnieuw tickets willen verkopen voor jouw event, voor de resterende capaciteit. Het beste kun je een nieuw ticket aanmaken, zodat voor jou ook duidelijk wordt hoeveel nieuwe tickets er zijn verkocht.

Kies ook een einddatum en tijd voor het ontvangen van refund verzoeken. Refund verzoeken kunnen door ticketkopers alleen worden aangevraagd tot de door organisator opgegeven datum. Vraag iemand niet binnen de gestelde termijn een refund aan, dan gaan we ervan uit dat de bezoeker akkoord is met de aangepaste evenementdatum. Aan het eind van dit proces wordt er een totaal opgemaakt van het te refunden bedrag. Op dit moment weet je ook hoeveel tickets je nog kunt gaan verkopen voor dit event, dus stel de deadline niet te dicht richting het event.

Let op: Op het moment dat Eventix een mail naar je ticketkopers stuurt noemen we daarin de evenement naam zoals bij ons bekend (wijzig deze dus niet) en de nieuwe datum van het evenement zoals bij ons bekend, door jou aangepast. Dit betekent dat je vóórdat je met de refund settings aan de slag gaat in het geval van verplaatsen, je eerst en enkel de nieuwe event datum in het event instelt, dus het evenement NIET van naam veranderd.   

Instellingen:

Tijdlijn:

Optie 4: Verplaats event - Geen refund aanbieden.

Je kunt er ook voor kiezen om je evenement te verplaatsen en geen refund aan te bieden. In dit geval kun je afwachten tot je bezoekers zelf om een refund vragen. Je selecteert de optie om het event te verplaatsen, maar je vinkt uit dat Eventix je bezoekers een mail stuurt. 

Zelf communiceer je naar bezoekers dat het evenement wordt verzet; Eventix stuurt ze dus ook geen email. Individuele bezoekers die bij jou om een refund vragen kunnen naar de order email verwezen worden. Deze hebben ze in het verleden ontvangen bij het afronden van hun bestelling. De link naar de tickets linkt nu door naar het formulier waar de ticketkoper een refund verzoek kan indienen.

Het is ook bij deze optie noodzakelijk een deadline in te stellen. In dit geval zal deze niet naar de bezoekers worden gemaild. Een einddatum is wel nodig, zodat wij na het verstrijken van deze periode weten dat we voor dit event de balans op kunnen maken betreft de aanvragen tot refunds.

EVENTIX TIP: Je zult opnieuw tickets willen verkopen voor jouw event, voor de resterende capaciteit. Het beste kun je een nieuw ticket aanmaken, zodat voor jou ook duidelijk wordt hoeveel nieuwe tickets er zijn verkocht.

Instellingen: email uit

Tijdlijn:

Optie 5: Verplaats event - Geen refund aanbieden, dan geen gebruik maken van de Eventix refund opties.

Je wilt je evenement verplaatsen en je wilt een regeling treffen met je bezoekers d.m.v. vouchers of iets anders, maar je wilt niet dat ze een refund kunnen aanvragen. Dan hoef je dit het formulier niet te gebruiken. Je past de datum van je evenement aan en that's it. 

Optie 6: Nog geen optie gekozen?

Als je nog niet zeker bent van hoe je het proces wil afhandelen, of je wil dat de afhandeling, al dan niet met mail vanuit Eventix naar de ticketkoper nog niet van start gaat, kun je het formulier vast invullen en bekijken, maar sla het nog niet op! Dat kan later altijd nog. 

Stap 2

Het terug te betalen bedrag moet eerst aan ons beschikbaar worden gesteld. Om dit zo snel mogelijk te doen delen we een betaallink met de organisator. Wanneer de betaallink betaald is, starten wij direct de refunds aan ticketkopers. Mocht je als organisatie niet in staat zijn om een via een betaallink te betalen neem dan contact met ons op. 

Nadat de betaallink betaald is, duurt het 3-5 werkdagen tot een bezoeker het geld op zijn rekening heeft. Helaas hebben wij geen invloed meer op dit proces nadat de refunds zijn uitgevoerd.

Let op 1: Communiceer het proces duidelijk met je bezoekers. De e-mails die wij bij optie 1 en 3 aan ticketkopers versturen zijn GEEN vervanging voor de communicatie tussen organisator en bezoekers.

Let op 2: Zorg bij het annuleren van een evenement dat je de ticketverkoop offline haalt. Dit doe je door de tickets uit de shop te verwijderen. Het toevoegen en verwijderen van tickets wordt hier uitgelegd; https://help.eventix.io/nl/articles/3159069-hoe-voeg-ik-een-ticket-toe-aan-een-ticketshop

Juridisch kader:

“Een evenementen-organisator heeft in een overmachtsituatie zoals deze het recht een evenement te verplaatsen. Bezoeker kan ondanks de overmachtsituatie aanspraak maken op het recht op geld terug. Evenementen organisator is volgens de wet verplicht tot terugstorten van het geld wanneer een bezoeker hier om vraagt, maar hoeft een refund niet uit zichzelf aan te bieden.“

Heeft u het antwoord gevonden?