Bericht #11 (18-11-2020):

Gisteravond (17-08-2020) heeft het kabinet een lichte versoepeling aangekondigd met betrekking tot de huidige coronamaatregelen. We nemen weer een stapje in de juiste richting en komen daarmee weer terug bij de maatregelen van 14 October. Dit betekent dat we nog steeds in een gedeeltelijke lockdown zitten. Wat houdt dat in?

Tijdelijke verzwaring maatregelen voorbij

Op 3 November maakte het kabinet bekend dat publiek toegankelijke locaties voor een periode van minimaal twee weken moesten sluiten. Deze periode is nu voorbij en deze gelegenheden mogen hun deuren weer openen. Hieronder vallen musea, theaters, sexclubs, casino’s, bioscopen, pretparken, dierenparken, zwembaden en bibliotheken.

Mondkapjesplicht

Het dragen van een mondkapje was voorheen alleen verplicht in het openbaar vervoer en het werd dringend geadviseerd om deze in publieke binnenruimtes te dragen. Het dragen van een mondkapje zal per 1 December verplicht worden in publieke binnenruimtes wanneer de tijdelijke wet maatregelen COVID-19 ingaat.

Verbod op evenementen

Helaas zijn evenementen nog wel verboden, maar op dat verbod gelden een aantal uitzonderingen:

  • theaters, poppodia, bioscopen, musea (publiek toegankelijke locaties);
  • topsport wedstrijden;
  • beurzen en congressen;
  • betogingen, samenkomsten en vergaderingen volgens de Wet openbare manifestaties;
  • warenmarkten (gewone weekmarkten).

Ben jij van plan om iets te organiseren wat onder de bovengenoemde uitzonderingen valt? Neem dan gerust contact met ons op via info@eventix.io; dan lopen we samen de mogelijkheden door en helpen we je verder op weg!

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #10 (04-11-2020):

Dankzij de maatregelen van 14 Oktober ziet het kabinet het aantal besmettingen dalen, maar helaas niet snel genoeg. Dinsdagavond (03-11-2020) werd er een tijdelijke verzwaring van de gedeeltelijke lockdown afgekondigd. Deze gaat vanavond (04-11-2020) om 22.00 in werking.

Wat is er veranderd?

In principe blijven de maatregelen van 14 Oktober geldig, met een aantal aangescherpte punten. Zo mag je nu bijvoorbeeld nog maar twee gasten binnen huis ontvangen en mag je maar met een gezelschap van twee over straat. Zie de afbeelding onder dit bericht voor een overzicht van de huidige maatregelen.

Sluiting publiek toegankelijke locaties

Het kabinet heeft besloten om publiek toegankelijke locaties de deuren te laten sluiten. Hieronder vallen musea, theaters, sexclubs, casino’s, bioscopen, pretparken, dierenparken, zwembaden en bibliotheken. Deze verzwaring van de maatregelen zal tot en met 18 November in werking blijven.

Heb je vragen over wat je het beste kunt doen met jouw evenement? Laat het ons weten via info@eventix.io.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #9 (14-10-2020):

De berichtgeving van gisteravond (13-10-2020) was duidelijk; de status omtrent corona is “zeer ernstig” en daarbij hoort dat de horeca weer dicht moet en evenementen verboden zijn. Dat betekent helaas dat het in ieder geval voor de komende twee weken niet mogelijk zal zijn om een fysiek evenement te houden in welke vorm dan ook. Deze nieuwe maatregelen gaan vanavond (woensdag 14 oktober) om 22:00 in.

Zoek je meer informatie over de verschillende fases van de maatregelen? Download hier een overzicht van de coronamaatregelen per risiconiveau.

Evenement verplaatsen of annuleren

Ben je getroffen door de aangescherpte maatregelen en moet je hierdoor je evenement verplaatsen of annuleren? Je kunt in onze Help Centre een kijkje nemen welke refund opties we beschikbaar hebben. Je kunt je bezoekers namelijk ook de kans geven om een gedeelte van hun ticketprijs aan jou te laten doneren. Hiermee kan je doelgroep jou als organisator steunen. Lees meer over donaties.

Host een betaald evenement online

In sommige gevallen is het misschien het overwegen waard om je evenement online te houden (wellicht in een andere vorm). We zagen tijdens de eerste golf in maart, april en mei dat verschillende creatieve organisatoren met online oplossingen kwamen voor hun fysieke evenementen. Met Eventix kun je gemakkelijk via Zoom een online evenement organiseren.

Een betaald evenement via Zoom kan in verschillende vormen en maten. Zo valt bijvoorbeeld een virtuele bierproeverij in de smaak wanneer je de bezoekers ieder een speciaalbierpakket opstuurt. Ook wanneer je een zakelijk evenement organiseert kun je de sprekers via Zoom hun verhaal laten doen. In onze blog lees je hoe je online een betaald evenement host via Zoom.

Hoe je je huidige klantenbestand gebruikt om je bestaande bezoekers aan te spreken met je nieuwe online evenement lees je in deze blog.

Heb je vragen over wat je het beste kunt doen met jouw evenement? Laat het ons weten via info@eventix.io.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #8 (30-09-2020):

Maandag (28-09-2020) zijn er door onze premier wederom nieuwe coronamaatregelen afgekondigd die vanaf dinsdag om 18:00 landelijk van toepassing zijn. Reden hiervoor is het oplopend aantal coronabesmettingen in Nederland.

Opvallend aan de maatregelen zijn de vervroegde sluitingstijden voor de horeca. Verder gelden er nieuwe algemene regels met betrekking tot de hoeveelheid mensen die binnen en buiten op een bepaalde locatie aanwezig mogen zijn.

Binnen en buiten

  • Binnen geldt een limiet van 30 mensen op een locatie en buiten is dat limiet 40.
  • Gezelschappen mogen niet groter dan 4 personen zijn (thuis mogen er niet meer dan 3 gasten aanwezig zijn).

Horeca

  • Horeca sluit om 22:00.
  • Vanaf 21:00 geen nieuwe gasten.

Sportwedstrijden

  • Voor sportwedstrijden geldt: zowel in professionele als amateurkringen is er geen publiek meer toegestaan.

Deze maatregelen zijn in ieder geval de komende drie weken van toepassing, waarna er vermoedelijk geëvalueerd wordt in hoeverre ze versoepeld kunnen worden.

Uitzondering voor locaties met doorstroming

Voor detailhandel, markten, musea, monumenten, dierentuinen, pretparken, kermissen en andere soortgelijke locaties waarbij er sprake is van een ‘doorstroom van bezoekers’ geldt het volgende:

  1. Er moet deurbeleid gevoerd worden om ervoor te zorgen dat mensen 1,5 meter afstand houden.
  2. Veiligheidsregio’s bepalen het maximum aantal toe te laten bezoekers per locatie (vermoedelijk rekening houdend met de beschikbare ruimte op die locatie).

Op de website van de rijksoverheid vind je een volledig overzicht van de nieuwe maatregelen en alle uitzonderingen die daarop van toepassing zijn.

Tijdsloten

Zoek jij nog een manier om je reserveringen in lijn te krijgen met de maatregelen voor horecagelegenheden of doorstroomlocaties? Maak dan gebruik van onze tijdsloten-shop! Waar ons systeem normaal gesproken gebruikt wordt voor evenementen, is het ook uiterst geschikt om verkoop van tickets voor verschillende tijdsloten te beheren. Lees meer over het gebruik van tijdsloten bij Eventix.

Online evenementen

Wil je een online evenement hosten, of je evenement online door laten gaan? Dan kun je gebruik maken van betaalde evenementen via Zoom. Zo is een college of training geschikt voor Zoom, een virtuele bierproeverij valt in de smaak en ook wanneer je een zakelijk evenement organiseert, kun je de sprekers via Zoom hun verhaal laten doen.

Evenement annuleren of verplaatsen

Ben je genoodzaakt om je evenement te annuleren of te verplaatsen vanwege de nieuwe maatregelen? Je kunt zelf in het Eventix Dashboard instellen welk proces jij voor je refunds wilt gebruiken. Lees hoe je refunds of verplaatsingen binnen ons systeem instelt.

Wil je advies over wat voor refunds het beste werken voor jouw evenement? Of ben je benieuwd in hoeverre het organiseren van een evenement nu mogelijk is? Neem dan contact op met ons Customer Success team via info@eventix.io.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #7 (07-08-2020)

Gisteravond (06-08-2020) was er weer een persconferentie met betrekking tot het coronavirus. Sommige maatregelen zijn aangepast, vooral voor studenten-(verenigingen) en de horeca zijn er veranderingen.

Enerzijds krijgen horecagelegenheden meer vrijheid: er gelden geen limieten meer aan het aantal bezoekers, zolang de anderhalve meter afstand kan worden gewaarborgd.

Anderzijds moet er vanaf nu verplicht met reserveringen worden gewerkt. Het is daarnaast verplicht bezoekers te vragen zich te registreren ten behoeve van bron- en contactonderzoek door de GGD bij een besmetting. “Gasten registreren zich op vrijwillige basis”, is te lezen op de website van de Rijksoverheid. Deze maatregelen gelden vanaf 10 augustus.

Personalisatie per ticket

Voor evenementen waarvoor op dit moment via Eventix tickets worden verkocht is het gemakkelijk om iedere bezoeker te registreren. Je kunt de vragen: ‘voornaam’, ‘achternaam’, ‘telefoonnummer’, en eventueel andere vragen dan per ticket vooraf laten invullen door de hoofdboeker.

Lees meer over hoe je bezoekersvragen per ticket instelt.

Achteraf personaliseren

Het is ook mogelijk om tickets die nog in de verkoop gaan achteraf te laten personaliseren. Dat wil zeggen dat ticketkopers eerst afrekenen en daarna gegevens per ticket moeten aanvullen voordat ze een ticket kunnen downloaden. Achteraf personaliseren activeren? Laat het ons dan weten.

Neem hiervoor contact op met ons Customer Success team via info@eventix.io.

Op de website van de rijksoverheid lees je de details over het coronavirus, de horeca en evenementen.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #6 (25-06-2020):

We hadden natuurlijk al een aantal hints gehad dat de maatregelen een stuk verder versoepelt zouden worden dan oorspronkelijk door de overheid voorspeld. De eerder toegepaste versoepelingen van 1 Juni hebben niet direct geleid tot een toename in besmettingen. Als gevolg hiervan heeft het kabinet gister bekend gemaakt dat er vanaf 1 Juli geen bovengrens zal gelden voor personen bij samenkomsten. De anderhalve meter regel blijft wel van toepassing.

Waarmee moet rekening worden gehouden?

De versoepeling biedt een stuk meer bewegingsvrijheid voor o.a. de horeca, waarbij de limiet van de hoeveelheid bezoekers niet langer door de overheid bepaald zal worden maar juist door de beschikbare ruimte. Daarbij dient uiteraard vooral rekening te worden gehouden met de anderhalve meter regel, binnen en buiten. Wat nog meer?

  • De uitbater moet aan iedere bezoeker vragen of ze gezondheidsklachten hebben.
  • Er moeten voldoende toiletvoorzieningen en uitgangen, zodat verstoppingen en rijen te voorkomen.
  • Het gebruik van een systeem voor reserveringen blijft verplicht.

Waarom reserveringen? Reden hiervoor is dat wanneer het blijkt dat er toch een besmet iemand aanwezig was er snel contact gezocht kan worden met de overige bezoekers.

Kan een uitbater niet aan deze eisen voldoen dan geldt er een beperkt maximum bezoekers. In dat geval mogen er maximaal 100 bezoekers binnen, en 250 op het terras.

Doorstroming

Er wordt een uitzondering gemaakt wanneer er sprake is van een continue doorstroming van mensen. In situaties waar dit het geval is, zoals bij winkels en musea, geldt er géén limiet op hoeveel mensen er binnen mogen zijn. Het is daarbij aan de beheerders om ervoor te zorgen dat het niet te druk wordt.

Hoe zit het met evenementen?

Vanaf 1 Juli onstaat er wat ruimte voor kleine evenementen. Het verbod op meld- en vergunningplichtige evenementen wordt dan opgeheven, wat betekent dat evenementen in principe weer kunnen. Hierbij behoort er wel sprake te zijn van een continue doorstroming van mensen (zoals bij een kermis bijvoorbeeld).

Kan er geen continue doorstroming worden gegarandeerd? Dan kunnen er alsnog evenementen worden georganiseerd. In dit geval is het aan de lokale autoriteiten om te bepalen of organisatoren hun activiteit voldoende op anderhalve meter in kunnen richten.

Helaas zullen grote evenementen voorlopig nog uitgesloten blijven. Met wat geluk hebben we daar vóór 1 September meer informatie over.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #5 Update (08-05-2020):

Op woensdag 6 mei heeft de overheid een nieuw stappenplan aangekondigd met betrekking tot het versoepelen van de maatregelen rondom het coronavirus. In deze update lopen we door deze stappen heen en bekijken we wat dit betekent voor het organiseren van evenementen.

De basisregels

Er zijn een aantal dingen waar je sowieso rekening mee moet (blijven) houden; dit zijn de basisregels die voorlopig van toepassing zullen blijven. Wat valt hieronder?

  • Houd 1,5 meter afstand
  • Vermijd drukte
  • Werk zoveel mogelijk thuis
  • Was vaak je handen
  • Heb je verkoudheidsklachten? Blijf thuis. Ben je ook benauwd en/of heb je koorts? Dan moeten alle huisgenoten thuisblijven.

Deze basisregels zijn bij iedere stap van toepassing.

Let op! Houd er rekening mee dat het gehele stappenplan onder voorbehoud is en de omstandigheden en maatregelen kunnen veranderen.

Stap 1

Op 11 mei komt de eerste versoepeling voor contactberoepen, buitensport, bibliotheken en basisonderwijs (inclusief speciaal basisonderwijs en kinderopvang). Hier verandert dus nog niks voor de evenementenbranche.

Stap 2

Op 1 juni kunnen terrassen, bioscopen, restaurants/cafés, culturele instellingen, musea en het voortgezet onderwijs weer starten. Voor bioscopen, restaurants/cafés en culturele instellingen geldt dan wel een maximum van 30 personen en uiteraard de 1,5 meter afstand.

Wat betekent dit?

Concertzalen vallen onder culturele instellingen. Dat betekent dat concertzalen, kroegen en cafés weer avonden en kleine feestjes kunnen organiseren. Hierbij geldt een maximum van 30 personen en de anderhalve meter afstand. Ook zal er hoogstwaarschijnlijk met reserveringen gewerkt moeten worden om wachtrijen en drukte bij de ingang te voorkomen. Ben je onzeker of jouw uitgaansgelegenheid hieronder valt? Neem dan contact met ons op!

Stap 3

Op 1 juli wordt er verwacht dat bioscopen, restaurants/cafés en culturele instellingen tot 100 bezoekers mogen ontvangen. Verder kunnen vanaf dan ‘georganiseerde samenkomsten’ plaatsvinden. Wat daaronder valt lees je hier.

Wat betekent dit?

Voor concertzalen, kroegen en cafés veelal hetzelfde als bij stap 2 maar dan waarschijnlijk met meer publiek. Het is in dit geval wel mogelijk om activiteiten te organiseren voor maximaal 100 man, vermoedelijk nog altijd op gepaste afstand en op basis van reserveringen. Weet je niet zeker of je in deze periode een activiteit kunt organiseren? Neem dan contact met ons op. Deze periode duurt dan zeker tot eind augustus.

Stap 4

Vanaf 1 september gaan alle sporten (binnen en buiten, inclusief wedstrijden) weer van start. Verder kunnen sauna's, sekswerkers, coffeeshops, casino's en kantines weer hun deuren openen. Voor evenementen verandert er weinig in deze periode, vermoedelijk zijn de overige maatregelen van stap 3 hier nog van toepassing.

Stap 5

Evenementen. Daar willen we natuurlijk allemaal meer duidelijkheid over hebben, maar helaas is het niet mogelijk om daar nu iets concreets over te zeggen. Zodra wij meer hierover weten, komen we met een nieuwe update.


Als je verder nog vragen of opmerkingen hebt, laat het ons vooral weten via info@eventix.io.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #4 Update (24-03-2020):

Het kabinet komt met een stevig pakket aan nieuwe maatregelen om het coronavirus tegen te gaan. De eerdere maatregelen worden aangescherpt en dat heeft helaas ook gevolgen voor de evenementenindustrie. 

Waar eerst evenementen tot 100 bezoekers nog mogelijk waren tot 6 april, is deze maatregel aangescherpt. Alle evenementen, ongeacht het aantal bezoekers, zijn tot 1 juni verboden.

Vanwege deze maatregelen zullen jullie weer evenementen moeten gaan annuleren / verzetten. Wij zullen jullie uiteraard zo goed mogelijk helpen met de afhandeling hiervan.

Om de verschillende manieren van afhandelen te stroomlijnen hebben we hieronder verschillende opties uitgewerkt. 

Via het dashboard stel je een manier van afhandelen in. Doe dit pas wanneer je zeker weet in welke vorm (een van de opties hieronder) je dit wil doen. Als het formulier is opgeslagen en het proces eenmaal gestart is kun je dit niet meer wijzigen. 

Stap 1

Vanaf vandaag (25-03-2020) 16:00 kun je in het dashboard onder beheren → evenementen per evenement aangeven op welke manier je refunds wil afhandelen. Dit kan ook bij evenementen die al ‘geweest’ zijn, dus met een datum in het verleden. Doe dit niet voor evenementen die in overleg met Eventix al met de hand zijn gerefund. Dat proces loopt dan al.

Optie 1: Refund event - Geen mogelijkheid tot donatie.

Bij de eerste optie is er geen mogelijkheid tot donatie, er wordt direct een totaal opgemaakt van het terug te betalen bedrag. De ticketgelden worden dan in hun geheel teruggeboekt naar de bezoekers.

Instellingen:

Tijdlijn:

Optie 2: Refund event - Mogelijkheid tot donatie.

De tweede optie is om je evenement te annuleren en je ticketkopers een refund aan te bieden met de mogelijkheid tot donatie. Eventix is dit aan het ontwikkelen en zal in het Dashboard de optie tot donaties accepteren aanbieden.

Binnen dit scherm kun je ook aangeven of je de bezoekers van jouw evenement een automatische mail vanuit Eventix wilt laten ontvangen. In deze e-mail staat uitgelegd dat het evenement is geannuleerd en dat ze via de bijgevoegde link een donatie kunnen doen. Deze mail bevat dan een link naar hun order status pagina (dezelfde link als in de ticketmail), waar de bezoeker kan kiezen om het volledige bedrag te doneren of een deel daarvan.

Je geeft een uiterste datum en tijd op tot wanneer bezoekers aan kunnen geven dat ze een deel van hun orderbedrag willen doneren. Donaties kunnen worden geaccepteerd tot de door organisator opgegeven datum en tijd. 

Vult een ticketkoper niks in, wordt de order van de ticketkoper automatisch gezien als volledige refund. Na het verlopen van deze datum wordt er een balans opgemaakt van het totale, terug te betalen bedrag.

Instellingen:

Tijdlijn (bij versturen email door eventix):

Optie 3: Verplaats event - Mogelijkheid tot aanvragen refund.

De derde optie is het verplaatsen van je evenement. Bij het verplaatsen kunnen bezoekers, die niet op de nieuwe datum willen of kunnen, een terugbetaling aanvragen. Eventix is dit aan het ontwikkelen en zal in het Dashboard de optie tot verplaatsen van je evenement aanbieden. 

Binnen dit scherm kun je ook aangeven of je de bezoekers van jouw evenement een automatische mail vanuit Eventix wilt laten ontvangen. In deze e-mail staat uitgelegd dat het evenement is verplaatst en dat ze via de bijgevoegde link (dezelfde link als in de originele ticketmail) een refund kunnen aanvragen. Mocht je de bezoeker liever geen mail vanuit Eventix versturen lees dan verder bij optie 4 hieronder. 

Let op: Dit betekent niet dat de communicatie met de bezoekers door ons wordt overgenomen. Het versturen van deze mail is puur en alleen om deze processen te bevorderen. Je kunt er ook voor kiezen om de mail vanuit Eventix aan de bezoeker uit te zetten. 

Voordat je aan de slag gaat met de settings, pas je eerst van het bestaande event de datum aan naar de nieuwe datum waarop het event plaats zal vinden. Ook de evenementen die in het verleden liggen, kun je gewoon aanpassen.

Nadat je via het dashboard hebt ingesteld dat het evenement verplaatst is, kun je de overige event settings aan gaan passen. Omdat de 'oude settings' worden overgenomen in de mail naar ticketkopers en we sommige mails moeten nasturen, wacht je hier bij voorkeur minimaal 4 dagen mee tot je aan de overige aanpassingen begint. Je kunt nu eventueel de naam, locatie, tijden, ticketachtergronden etc. van je event zonder problemen aanpassen.  Zodra je dit gedaan hebt is het belangrijk dat je ons een seintje geeft zodat wij de tickets opnieuw kunnen genereren met daarop de nieuwe info. Zo kan iedereen de de nieuwe tickets downloaden.

Let op: Wanneer je ticket achtergronden hebt gebruikt met een datum erop dan is het belangrijk om deze zelf aan te passen en opnieuw te uploaden voordat wij de tickets opnieuw genereren.

Tip: Je zult opnieuw tickets willen verkopen voor jouw event, voor de resterende capaciteit. Het beste kun je een nieuw ticket aanmaken, zodat voor jou ook duidelijk wordt hoeveel nieuwe tickets er zijn verkocht.

Kies ook een einddatum en tijd voor het ontvangen van refund verzoeken. Refund verzoeken kunnen door ticketkopers alleen worden aangevraagd tot de door organisator opgegeven datum. Vraag iemand niet binnen de gestelde termijn een refund aan, dan gaan we ervan uit dat de bezoeker akkoord is met de aangepaste evenementdatum. Aan het eind van dit proces wordt er een totaal opgemaakt van het te refunden bedrag. Op dit moment weet je ook hoeveel tickets je nog kunt gaan verkopen voor dit event, dus stel de deadline niet te dicht richting het event.

Let op: Op het moment dat Eventix een mail naar je ticketkopers stuurt noemen we daarin de evenement naam zoals bij ons bekend (wijzig deze dus niet) en de nieuwe datum van het evenement zoals bij ons bekend, door jou aangepast. Dit betekent dat je vóórdat je met de refund settings aan de slag gaat in het geval van verplaatsen, je eerst en enkel de nieuwe event datum in het event instelt, dus het evenement NIET van naam veranderd.   

Instellingen:

Tijdlijn:

Optie 4: Verplaats event - Geen refund aanbieden.

Je kunt er ook voor kiezen om je evenement te verplaatsen en geen refund aan te bieden. In dit geval kun je afwachten tot je bezoekers zelf om een refund vragen. Je selecteert de optie om het event te verplaatsen, maar je vinkt uit dat Eventix je bezoekers een mail stuurt. 

Zelf communiceer je naar bezoekers dat het evenement wordt verzet; Eventix stuurt ze dus ook geen email. Individuele bezoekers die bij jou om een refund vragen kunnen naar de order email verwezen worden. Deze hebben ze in het verleden ontvangen bij het afronden van hun bestelling. De link naar de tickets linkt nu door naar het formulier waar de ticketkoper een refund verzoek kan indienen.

Het is ook bij deze optie noodzakelijk een deadline in te stellen. In dit geval zal deze niet naar de bezoekers worden gemaild. Een einddatum is wel nodig, zodat wij na het verstrijken van deze periode weten dat we voor dit event de balans op kunnen maken betreft de aanvragen tot refunds.

EVENTIX TIP: Je zult opnieuw tickets willen verkopen voor jouw event, voor de resterende capaciteit. Het beste kun je een nieuw ticket aanmaken, zodat voor jou ook duidelijk wordt hoeveel nieuwe tickets er zijn verkocht.

Instellingen: email uit

Tijdlijn:

Optie 5: Verplaats event - Geen refund aanbieden, dan geen gebruik maken van de Eventix refund opties.

Je wilt je evenement verplaatsen en je wilt een regeling treffen met je bezoekers d.m.v. vouchers of iets anders, maar je wilt niet dat ze een refund kunnen aanvragen. Dan hoef je dit het formulier niet te gebruiken. Je past de datum van je evenement aan en that's it. 

Optie 6: Nog geen optie gekozen?

Als je nog niet zeker bent van hoe je het proces wil afhandelen, of je wil dat de afhandeling, al dan niet met mail vanuit Eventix naar de ticketkoper nog niet van start gaat, kun je het formulier vast invullen en bekijken, maar sla het nog niet op! Dat kan later altijd nog. 

Stap 2

Het terug te betalen bedrag moet eerst aan ons beschikbaar worden gesteld. Om dit zo snel mogelijk te doen delen we een betaallink met de organisator. Wanneer de betaallink betaald is, starten wij direct de refunds aan ticketkopers. Mocht je als organisatie niet in staat zijn om een via een betaallink te betalen, neem dan contact met ons op. 

Nadat de betaallink betaald is, duurt het 3-5 werkdagen tot een bezoeker het geld op zijn rekening heeft. Helaas hebben wij geen invloed meer op dit proces nadat de refunds zijn uitgevoerd.

Let op 1: Communiceer het proces duidelijk met je bezoekers. De e-mails die wij bij optie 1 en 3 aan ticketkopers versturen zijn GEEN vervanging voor de communicatie tussen organisator en bezoekers.

Let op 2: Zorg bij het annuleren van een evenement dat je altijd de ticketverkoop offline haalt. Dit doe je door de tickets uit de shop te verwijderen. Het toevoegen en verwijderen van tickets wordt hier uitgelegd; https://help.eventix.io/nl/articles/3159069-hoe-voeg-ik-een-ticket-toe-aan-een-ticketshop

Juridisch kader:

“Een evenementen-organisator heeft in een overmachtsituatie zoals deze het recht een evenement te verplaatsen. Bezoeker kan ondanks de overmachtsituatie aanspraak maken op het recht op geld terug. Evenementen organisator is volgens de wet verplicht tot terugstorten van het geld wanneer een bezoeker hier om vraagt, maar hoeft een refund niet uit zichzelf aan te bieden.“ 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #3 Update (12-03-2020):

Zojuist hebben we te horen gekregen dat alle evenementen in Nederland met meer dan 100 bezoekers, t/m 31 maart moeten worden geannuleerd. Gezien de nieuwe ontwikkelingen breiden we de FAQ voor organisatoren uit:

Als je overige vragen hebt, probeer ons dan via de chat te bereiken en niet via de telefoon. Gezien het grote aantal vragen kunnen we niet iedereen telefonisch te woord staan. 

Ik heb 100+ tickets verkocht, wat zijn mijn opties?

Optie 1: Verzet je evenement. Gezien de overmachts-situatie kun je het evenement verzetten. Een bezoeker hoeft echter niet akkoord te gaan met de nieuwe datum en heeft het recht om een refund te vragen. Wil je je evenement verzetten, dan raden we je aan om een formulier te maken (Google Form*) en de nieuwe datum aan je bezoekers voor te stellen. Je kunt ze vragen het formulier voor een uiterste datum in te vullen wanneer ze een refund willen. Laat bezoekers hierbij invullen welke order ze willen refunden door het ticketnummer (vermeld op het ticket onder de QR code en beginnend met "TFE") in te vullen in het formulier. Vraag bezoekers voor een redelijke datum het formulier in te vullen wanneer ze een refund willen ontvangen. Na het verstrijken van deze datum kunnen we in één keer de refunds gaan verwerken. Neem in dit geval via de chat in het dashboard contact met ons op. We refunden een evenement maar één keer. Lever dus een volledig overzicht aan van welke orders er moeten worden teruggestort. 

*We hebben een voorbeeld van een Google Form hier online gezet. Let op, dit is een voorbeeld. Gebruikt niet deze link naar ons voorbeeld Google Form om naar je ticketkopers te sturen. Je kunt via Google forms gratis een eigen form aanmaken

Optie 2: Refund alle tickets. De meest voorkomende optie is je evenement te annuleren en de ticketkopers terug te betalen. Het is gebruikelijk bezoekers het volledige bedrag inclusief servicekosten en transactiekosten terug te storten. Neem in dit geval via de chat in het dashboard contact met ons op.

Kan Eventix mij helpen met het uitvoeren van de refunds?

Uiteraard helpen we je met de refunds. Op het moment dat er een bedrag moet worden gerefund kun je via de chat in het dashboard contact met ons opnemen. We zorgen ervoor dat de reeds uitbetaalde ticketgelden aan ons terug kunnen worden betaald, en zodra dit bij ons binnen is kunnen we de refunds uitvoeren. Bezoekers hebben hierna binnen 5 werkdagen het geld terug op de rekening staan. 

Ik ben niet verzekerd. Als ik moet refunden ga ik failliet. Wat nu?

Een bezoeker heeft er niets aan dat een organisator failliet gaat en niemand terugbetaald kan worden. Ga in dit geval het gesprek aan met je bezoekers, bied ticketkopers een alternatief aan (bijvoorbeeld vrijkaarten voor volgende edities). Je kunt ook aanbieden om een deel van het ticket te refunden. Als iedereen hiermee akkoord gaat kun je je bedrijf redden ondanks dat de bezoeker slechts voor een deel gecompenseerd wordt. We denken in dit geval graag met je mee! Je kunt ons altijd bellen om te overleggen wat in dit geval de beste optie is. 

Ook de overheid komt organisatoren/ondernemers tegemoet met regelingen die meer ruimte zouden moeten bieden. Zoals uitstel van belasting betalen voor ondernemers (inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting/BTW en loonbelasting), en extra gunstige leningen voor bedrijven die in de problemen komen. Lees er meer over in het artikel op nu.nl.

Ik kan pas refunden wanneer ik geld van de verzekeraar terug heb gekregen.

Stem dit af met je ticketkopers, en vraag ze om geduld te hebben. Probeer om samen met de verzekeraar een termijn af te stemmen waarop je beschikking krijgen over de gelden, en communiceer dit met je ticketkopers. Ook wanneer je pas op een later moment kan refunden helpen we je graag.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #2: Update (11-03-2020) 

Samen met advocatenkantoor Taylor Wessing zijn we dieper in gegaan op de vragen van organisatoren. Dit artikel kun je hier vinden.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bericht #1  (27-02-2020):


Vanavond is via NOS en NU.nl het nieuws naar buiten gekomen dat een Nederlander besmet is met het coronavirus. We begrijpen dat je naar aanleiding van dit nieuws vragen hebt over hoe je moet handelen met betrekking tot jouw (lopende) ticketverkopen. Omdat ook jouw bezoekers veel (dezelfde) vragen zullen hebben, proberen we deze vragen in dit artikel te beantwoorden. 

Kan mijn evenement doorgaan? 

In het buitenland zijn verschillende evenementen, zoals het carnaval in Venetië, afgelast of ingeperkt vanwege het virus. Op dit moment van schrijven (27-02-2020) is er in Nederland nog geen advies vanuit de overheid (RIVM) om evenementen niet door te laten gaan. Het is dus niet aan te raden om nu al een evenement af te blazen. Hou voor actuele informatie de website van het RIVM in de gaten: 

Waar heeft mijn bezoeker recht op?

Bij een geannuleerd evenement heeft de bezoeker in de basis recht op geld-terug vanuit de organisator. Wanneer een organisator vanwege een epidemie op laste van de overheid wordt verplicht een evenement te annuleren is dit een vorm van overmacht. Overmacht wordt vaak in de algemene voorwaarden van de organisator genoemd als grond om een evenement te kunnen verzetten, omdat de schuld van het afgelasten niet bij de organisatie ligt. Update: Hou er rekening mee dat volgens de Nederlandse consumenten wet een consument goed beschermd is. Het is bijvoorbeeld zo dat wanneer een bezoeker niet akkoord gaat met de nieuwe datum de bezoeker het recht heeft om een refund te vragen.  

Je kunt met Eventix je eigen voorwaarden toevoegen aan de ticketshop waar bezoeker bij aankoop mee akkoord moet gaan. Hoe je dit doet lees in dit document

Ik heb/had geen algemene voorwaarden in mijn ticketshop, wat nu? 

Algemene voorwaarden hoeven niet per se in de ticketshop te worden aangeboden en te worden geaccepteerd. De wet stelt dat algemene voorwaarden publiek beschikbaar moeten zijn voor de klant. Nog specifieker gesteld; de koper moet duidelijk de mogelijkheid hebben gehad om de algemene voorwaarden door te lezen voordat er tot koop overgegaan wordt. Wanneer je deze duidelijk op de website van je evenement beschikbaar hebt gemaakt is dit voldoende. Heb je helemaal geen algemene voorwaarden voor je evenement raden we je met klem aan deze alsnog op te stellen en publiek beschikbaar te maken. 

Kan een ticketkoper zich beroepen op de "14 dagen bedenktermijn bij online aankopen" of de zogenaamde "wet aankopen op afstand"?

Een evenement en alle andere vrijetijdsbestedingen vallen in een uitzonderingscategorie binnen de Wet Kopen op Afstand. Door deze uitzondering hoef je dus geen geld terug te storten aan een bezoeker die hierom vraagt. Mocht je in een bericht aan een ticketkoper willen refereren naar een bron dan kun je het beste deze bron van het ACM(Autoriteit Consument & Markt) gebruiken. 

Ben ik als organisator verzekerd, en waarvoor ben ik verzekerd?

Sommige verzekeringen keren uit in het geval dat je op last van de overheid wordt verplicht je evenement af te blazen. De aan de bezoeker terug te storten ticketgelden en eventuele andere kosten gemaakt in verband met het evenement zouden dan (gedeeltelijk) worden gedekt. Wanneer de oorzaak van een landelijke epidemie betreft, zou dit buiten de dekking van jouw (evenementen)verzekering kunnen vallen.  Neem dus vooral even contact op met je verzekeraar in het geval je een verzekering hebt afgesloten. Zij kunnen je vertellen wat je verzekering wel en niet dekt. 

Heeft u het antwoord gevonden?